Porady dla klientów kancelarii

Gdy pojawi się problem zachowaj spokój. Określenie wagi sprawy pozostaw doradcy. Nie rozmyślaj o wysokości kar, które będziesz musiał zapłacić fiskusowi. Doradca jest właśnie po to, aby martwił się za Ciebie i znalazł rozstrzygnięcie najkorzystniejsze z możliwych. Natychmiastowa i niezaplanowana wizyta w kancelarii nie jest najlepszym rozwiązaniem. Doradca podatkowy może być zajęty innymi sprawami, które miał zaplanowane na dany dzień lub możesz go po prostu nie zastać w kancelarii. Rozmowa miedzy spotkaniem z innym klientem a wizytą w urzędzie skarbowym może nie przynieść zadowalającego rezultatu. Zadzwoń do doradcy, przedstaw w skrócie problem, a doradca podejmie decyzję, czy sprawa wymaga natychmiastowej interwencji i ustali termin spotkania.

Jeśli chcesz zlecić doradcy prowadzenie obsługi prawno-podatkowej Twojej firmy, przygotuj się. Określ i zapisz:

  • Rodzaj prowadzonej działalności;
  • Rodzaj prowadzonej księgowości - książka przychodów, Księga rachunkowa, ryczałt;
  • Podstawowe parametry – wysokość obrotów, ilość pracowników, dostawców, ilość dokumentów, itp.
  • Czy w firmie jest wyznaczony pracownik, który się dokumentacją, czy dokumentacja jest uporządkowana?


Zadzwoń o kancelarii i umów się na spotkanie z doradcą. Powiedz, że chciałbyś zlecić prowadzenie obsługi podatkowej Twojej firmy. Doradca, aby mógł rzetelnie zbadać potrzeby Twojej firmy – podpowie, jakie dokumenty należy ze sobą zabrać.

Podczas spotkania, wspólnie z doradcą zastanowicie się nad zakresem współpracy, opracujecie plan działania optymalizujących stronę podatkową twojej działalności.

Doradca wyznaczy termin kolejnej wizyty, podczas której zaprezentuje rzetelnie opracowane propozycje i warianty ewentualnej współpracy (np. obsługi podatkowej, ZUS, kadrowo-płacowej) oraz wstępną kalkulację wysokości honorarium, uwzględniającą rodzaj wykonywanych czynności, praco– i czasochłonności. Materiały przygotowane przez doradcę będą stanowiły punkt wyjścia do dalszych rozmów i analizy zakresu obsługi.

Zanim podpiszesz umowę negocjuj najdogodniejsze dla Ciebie warunki świadczenia usługi. Na pewno nie należy się zniechęcać, jeśli propozycja doradcy na początku nie będzie spełniała Twoich oczekiwań. Etap kształtowania wzajemnych relacji, planowania i waga przedsięwzięcia wymagają dokładnego i przemyślanego działania. Dzięki temu unikniesz późniejszych rozczarowań oraz wątpliwości, czy wszystko przebiega zgodnie z Twoim oczekiwaniami.

Po ustawieniu warunków współpracy doradca sporządzi umowę, po której podpisaniu rozpocznie się współpraca z kancelarią.

Mów doradcy otwarcie o swoich wątpliwościach. Jeżeli wstępne propozycje współpracy przedstawione przez doradcę buzą Twoje wątpliwości, wskaż, z którymi punktami się nie zgadzasz. Pytaj, jeśli czegoś nie wiesz, lub nie jesteś pewien. Często klienci obawiają się, że zadając pytania narażą się na śmieszność. Pamiętaj, że masz prawo nie wiedzieć pewnych rzeczy. Doradca jest po to, żeby udzielić i rozwiać Twoje wątpliwości.

Nie zrażaj się wysokością honorarium. Jeżeli cena za usługi według Ciebie jest zbyt wysoka, zapytaj doradcę, z czego wynika podana kwota. Jeżeli nie będziesz w stanie zaakceptować wysokości honorarium, doradca podpowie, jakie czynności mające wpływ na cenę mogłyby zostać zminimalizowane, np. przez przejęcie przez Ciebie niektórych czynności.

Nie sugeruj się ceną usłyszaną np. podczas telefonicznej rozmowy z innym biurem. Nikt rozsądny nie jest w stanie oszacować wysokości honorarium za obsługę bez zapoznania się z dokumentacją firm. Często klienci kuszeni niskimi cenami decydują się na zmianę kancelarii, licząc na duże oszczędności. W rezultacie często okazuje się, że cena tych usług idzie w parze z niską jakością i zamiast zaoszczędzić ponoszą nieprzewidziane wydatki.

Jakość obsługi, a tym samym optymalizacji podatkowej Twojej firmy, zależy od dobrej współpracy miedzy doradcą a klientem. Doradca bez pomocy klienta będzie oczywiście rzetelny i zgodnie z przepisami będzie prowadził powierzone mu sprawy, ale jego rola sprowadzi się wyłącznie do obsługi księgowej.

Jeżeli planujesz inwestycję, poproś doradcę o radę. Doradca patrzy na Twoją firmę oczami prawnika podatkowego, ekonomisty i urzędnika skarbowego.

Nie zostawiaj ważnych spraw na ostatnią chwilę. Daj Twojemu doradcy szansę na rzetelne wykonywanie obowiązków, za które będziesz musiał zapłacić.

Wzajemne zaufanie jest podstawą udanej współpracy.

Co powinieneś wiedzieć, decydując się na współpracę z doradcą podatkowym

Prowadzenie obsługi prawno-podatkowej firmy nie jest czynnością jednostronną wykonywaną jedynie przez doradcę podatkowego. Doradca zrobi wszystko, aby sprawy Twojej firmy były prowadzone fachowo, ale nie osiągnie nic, jeśli Ty nie będziesz miał czasu na współpracę. Aby zoptymalizować działalność podatkową doradca musi na bieżąco otrzymywać informacje mające wpływ na cały proces.

Jeżeli nie masz czasu na regularne kontakty z kancelarią, wyznacz osobę odpowiedzialną w Twojej firmie. Przedstaw doradcy swoje sugestie i zakres, w jakim będzie mógł liczyć na pełnomocnika oraz wskaż, jakie sprawy powinny być konsultowane wyłącznie z tobą.

Terminowo dostarczaj wszystkie dokumenty do kancelarii. Tylko wtedy doradcy będzie mógł w odpowiednim czasie zareagować czy skorygować niektóre rozwiązania, a przez to zaoszczędzić Twoje pieniądze. Terminy urzędów skarbowych są nieprzekraczalne, a ich niedotrzymanie wiąże się z sankcjami dla podatnika. Przynosząc dokumenty do kancelarii w ostatniej chwili utrudniasz doradcy działanie.

Faktury i dokumenty, które dostarczasz do kancelarii muszą być prawidłowo opisane (np. kupując środek trwały powinieneś zaznaczyć, gdzie on będzie użytkowany, w jakim celu itp.). Podczas wizyty w kancelarii można skonsultować pewne decyzje, uzyskać poradę, skonsultować decyzje, uzyskać poradę, oszacować ryzyko określonego działania.

Konsultuj z doradcą ważne decyzje dotyczące inwestycji, związane z kosztami przed przystąpieniem do realizacji umów. Doradca wskaże najkorzystniejsze rozwiązanie podatkowe i podpowie, jaki wariant wybrać (termin rozpoczęcia inwestycji, decyzje kredytowe, zakupy leasingowe, remont, modernizacja).

Jakie umowy można zawrzeć z doradcą podatkowym?

  • Umowy o stałą współpracę
  • Umowa o świadczenie doradztwa podatkowego
  • Umowa o Prowadzenie księgi rachunkowej
  • Umowa o prowadzenie księgi przychodów i rozchodów (ryczałt + VAT)
  • Umowa o prowadzenie rozliczeń VAT (karta podatkowa)
  • Umowa o prowadzenie rozliczeń właścicieli nieruchomości
  • Umowa o prowadzenie rozliczeń składek ZUS i prowadzenie spraw kadrowych
  • Umowy okazjonalne
  • Umowa o prowadzenie spraw w toku kontroli skarbowej
  • Umowa o reprezentację przed NSA
  • Umowa o zlecenia opracowania opinii podatkowej (porady ustnej)
  • Umowa o dokonanie zapisów w KPIR
  • Umowa o sporządzenie deklaracji
  • Umowa o sporządzenie zeznania rocznego
  • Umowa o przeprowadzenie kontroli podatkowej (audytu)

Na co zwrócić uwagę, podpisując umowę z doradcą podatkowym

  • Przeczytaj uważnie umowę. Podobnie jak przy zawieraniu każdej umowy, także w tym przypadku konieczna jest analiza wszystkich postanowień.
  • Forma zlecenia. Umowa zawierana miedzy klientem a doradcą podatkowym przebiera na ogół formę umowy-zlecenia.
  • Elementy konieczne. Prawidłowo skonstruowana umowa powinna zawierać przynajmniej oznaczenie stron, określenie czasu trwania umowy i przesłanek jej wypowiedzenia.
  • Zachowanie tajemnicy. Obowiązek przestrzegania tajemnicy zawodowej przez doradcę podatkowego wynika z ustawy. Brak uregulowania tej kwestii w umowie nie zwalnia doradcy tego obowiązku.
  • Czas trwania i wypowiedzenia umowy. Umowa może być zawarta na czas oznaczony lub nieoznaczony. W umowie zawartej na czas oznaczony strony powinny określić przesłanki, których zainteresowanie uzasadnić będzie wypowiedzenie umowy. W przypadku umowy na czas nieoznaczony, w tej treści powinien być określony okres wypowiedzenia.
  • Ogólne warunki umowy. W praktyce często używa się ogólnych warunków umowy (OWU), określających pewne generalne uregulowania. Stanowią one załącznik do właściwej umowy. Podpisując umowę, akceptujemy OWU, ponieważ samo ich doręczenie przy zawieraniu umowy wystarcza by wiązały obie strony.

Dlaczego nie warto korzystać z tzw. szarej strefy?

Ponieważ dużo ryzykujesz.

Takie podmioty, które nie posiadają odpowiednich kwalifikacji i uprawnień, nie zostały w żaden sposób zweryfikowane pod względem wiedzy i kompetencji przed rozpoczęciem działalności, ani też w trakcie wykonywania. Nie ponoszą one zatem odpowiedzialności przed organami samorządu zawodowego (Sądem Dyscyplinarnym), nie są zawiązani etyką zawodową i nie ponoszą odpowiedzialności za działania nieetyczne, m.in. nie mają obowiązku zachowania w tajemnicy informacji dotyczących spraw swoich klientów. Ci którzy nie będąc uprawnionymi wykonują czynności doradztwa podatkowego, podlegają grzywnie do 50.000 zł.

Niska cena za usługę osoby działającej bez uprawnień wynika z faktu, że przedstawiciele szarej strefy nie ponoszą kosztów egzaminu, szkoleń składek członkowskich czy ubezpieczenia, a wszystkie te elementy są gwarancją fachowego i profesjonalnego wykonywania czynności doradztwa podatkowego i w konsekwencji bezpieczeństwa klientów.

Nie podlegają obowiązkowemu OC. Cała odpowiedzialność za błędy popełnione przez osobę nie posiadającą uprawnień spoczywa na podatniku. Nie wystawiają faktur za wykonywanie czynności. Nie ma wiec dowodu na to, że skorzystano z ich usług. Ponadto podatnik nie może jej zaliczyć w koszty uzyskania przychodów.

Nie wierz w to, że:

  • doradcy podatkowi to specjaliści próbujący ominąć przepisy prawa podatkowego, oraz że funkcjonują i zarabiają dzięki skomplikowanemu i zmiennemu systemowi podatkowemu. Tak naprawdę optymalizacją obciążeń podatkowych to znajdowanie najkorzystniejszych możliwości dla podatników w świetle obowiązujących przepisów prawnych. Większość przedsiębiorców decydują się na korzystanie z usług doradców podatkowych, aby skupić się na prowadzonej działalności gospodarczej, a sprawy zakresu podatków i księgowości powierzyć specjalistom.
  • doradcy podatkowi to wrogowie aparatu skarbowego. Zarówno pracownicy aparatu skarbowego, jak i doradcy podatkowi nie tworzą, lecz stosują prawo podatkowe. Jedni i drudzy muszą borykać się ze skomplikowanymi i zmiennymi przepisami prawa podatkowego.
  • doradca podatkowy to zbędny luksus - jest bardzo drogie, a za niszą cenę ktoś inny zrobi dokładnie to samo. Bezpieczeństwo i pewność, że obsługa podatkowo-księgowa prowadzona jest w fachowy i profesjonalny sposób ma swoje cenę. W porównaniu ze szkodami, jakie może przynieść podjęcie niewłaściwej decyzji lub skorzystanie z usług osoby nie posiadającej uprawnień jest ceną naprawdę niewielką.